Elke kandidaat-deelnemer stuurt een digitaal dossier op in 2 delen :
Het eerste deel bestaat uit foto’s en een technische beschrijving van drie kunstwerken die recent gemaakt zijn (max. 3jaar oud). Informatie over afmetingen, de verzekeringswaarde van de werken, en hoe de werken gepresenteerd worden, mag ook bijgevoegd. Er kan ook een korte inhoudelijke beschrijving toegevoegd worden.
Het tweede deel bestaat uit kwaliteitsvolle foto’s (300 dpi), dit formaat moet bruikbaar zijn om in de catalogus af te drukken, die zal te koop aangeboden worden tijdens de tentoonstelling. 

Deelname aan DIAFAAN kost 150,00 euro exclusief BTW en inclusief 5 catalogi en groepsverzekering. Zoals bij de vorige edities staan we opnieuw in om een kwaliteitsvolle catalogus aan te bieden. Naast het betalingsbewijs wordt, op verzoek, een factuur afgeleverd.
Iedere deelnemer wordt uitgenodigd 2 dagen op de tentoonstelling toezicht te houden. De deelnemer verbindt er zich toe vooraf de aanwezigheidslijst te helpen invullen en geeft minimaal 3 mogelijke data door waarop toezicht kan gehouden worden.
Toezicht is nodig aangezien de kunstwerken op verschillende locaties staan, en heeft tevens een sociaal karakter. Bezoekers appreciëren de aanwezigheid van de kunstenaars en voor deze laatsten is het tevens een opportuniteit om collega’s te ontmoeten.